La crise sanitaire que nous traversons nous a imposé d’adapter nos méthodes de travail de manière brutale. Pourtant si nous devions retenir un aspect positif de cette crise, c’est bien la capacité qu’ont eue les entreprises et individus à muter rapidement afin d’adapter leur organisation aux contraintes imposées par ce bouleversement radical.
Au sein d’entreprises avec des process et des outils déjà bien ancrés dans la structure il est parfois difficile de bouger les lignes… Face à cet événement inattendu il a fallu évaluer, tester et adopter de nouveaux outils collaboratifs en un temps-record. Plus question d’optimisation mais bien de réorganisation. Passer d’un mode présentiel à un mode distanciel, du jour au lendemain, pose beaucoup de questions…Comment créer une cohésion d’équipe à distance ? Comment continuer à garder le lien ? Comment réfléchir ensemble sans l’être physiquement ?
Pour tout dire, c’est une publication sur les réseaux sociaux que j’ai diffusée après le confinement qui a engagé une conversation à propos des outils collaboratifs avec Marie Raccuglia étudiante chez Pop School en UX design. Au fil de notre discussion il m’a semblé intéressant d’en faire un article et de l’inviter à partager quelques feedbacks que j’ai trouvés aussi astucieux qu’efficaces et une véritable source d’inspiration pour nous en tant qu’entreprise.
On peut d’ailleurs souligner au passage que les réseaux sociaux sont un formidable outil pour garder le lien, s’entraider, aider les clients, les partenaires… favoriser le partage de connaissances et d’expériences.
Le design thinking et l’UX étant des méthodes basées sur la collaboration humaine , d’autant plus difficiles à mettre en oeuvre dans le contexte actuel, l’approche qui est développée ci-dessous par Marie et ses collègues de formation est riche d’enseignements et j’en suis sûr, pourrait vous inspirer dans un contexte plus large que l’UX pour l’adapter à vos problématiques.
En fin d’article je proposerai également quelques outils complémentaires. En attendant laissons la parole à Marie.
Merci à Pop School organisme de formation aux métiers du numérique.
Marie étudiante chez POP SCHOOL en UX DESIGN nous partage son feedback :
Pour tout jeune apprenant en UX Design, évoluant exclusivement en mode collaboratif et agile, le passage du mode présentiel au mode distanciel “full-time” n’a pas été de tout repos. En effet, la conception UX comporte des spécificités telles que la mise en place de tests utilisateurs, les phases de conception/croquis par exemple, qui nécessitent une réelle réflexion pour un travail à distance optimal (avec la méthode des “comment pourrions-nous”… En bon UX designer).
A l’annonce de la fermeture de notre fabrique POP School (dès le vendredi 13!), les plus geeks d’entre nous (Nicolas, Killian et d’autres) se sont immédiatement mobilisés sur l’utilisation de l’outil Discord, permettant ainsi à tous d’avoir accès aux fonctionnalités facilitant la continuité de notre formation telle que :
Comment pourrions-nous fluidifier notre communication de groupe en multi-projet sur un même outil ?
L’outil Discord :
- Des salons vocaux pour chaque équipe de projet : ils permettent de basculer d’une équipe à une autre avec une grande facilité (et des salons textuels comme sur Slack).
- Une « meeting room » générale : nous y suivons les cours de notre formateur Guillaume Palayer et d’autres intervenants – et y faisons le point avec notre responsable pédagogique Arnaud Flament.
- Des « go live » (disponible uniquement sur la version application) : chacun peut basculer en partage d’écran, soit pour présenter ses veilles quotidiennes ou encore s’entraider dans les diverses manipulations informatiques.
Comment pourrions-nous réaliser les tests utilisateurs à distance le plus fidèlement possible ?
Les tests utilisateurs ont été réalisés en interne et avec quelques utilisateurs externes :
– Outils Figma Mirror et Zoom (sur mobile)
- Envoi au testeur d’un lien du prototype Figma
- Lancement du prototype sur Figma Mirror
- Partage d’écran sur une réunion Zoom (les observateurs UX peuvent ainsi suivre le déroulement de l’interview.)
- En cas de soucis techniques sur Zoom, la solution est de caster directement l’écran sur le Go Live de Discord.
Et ce n’est pas tout !
Comment pourrions-nous réaliser l’analyse et la synthèse des retours de nos “tests utilisateurs” sans board (sans nos post-its) et vite?
La solution fut Trello ! Prise de note rapide, catégorisation des post-its via les étiquettes de manière très visuelle…super outil ! Ses avantages :
- Prise de note à la volée.
- Réalisation par chaque observateur de sa synthèse.
- Mise en commun des idées redondantes et pertinentes pour la version suivante.
- Priorisation des correctifs (via une matrice extérieure toutefois, mais pouvant être remise sur Trello pour l’itération suivante)
- Préparation du board agile pour la prochaine itération. Il ne reste plus qu’à switcher ses cartes dans les phases de prototypage de la version suivante (et la boucle est bouclée !).
L’équipe mène désormais une réflexion sur les phases de croquis en mode collaboratif à distance.
Ainsi, nous craignions de perdre un peu de cette belle cohésion de groupe créée au sein des locaux Pop School. Au contraire, ce tâtonnement nous a permis de faire preuve d’agilité et de flexibilité mais aussi optimiser nos échanges.
Grâce à la réactivité des encadrants et apprenants, à la facilité d’utilisation de Discord, ainsi que la bonne humeur de chacun, nous avons pu outrepasser les contraintes afin de mettre en place un espace de travail à distance fluide et tout aussi agréable.
Nous avons même re-créé un salon vocal “Machine à café” pour nous retrouver autour d’un cappuccino virtuel, mais des rires bien réels !
UX P2 Pop School. Alice Thammavong, Seyma Balli et Marie Raccuglia
En résumé Discord permet de travailler comme en open space, de garder le lien avec vos collaborateurs… un point à ne pas négliger. Nous commençons déjà à en sentir l’impact depuis les semaines qui se sont écoulées ; il est indispensable de créer de la cohésion d’équipe. Pourquoi ne pas mettre en place une webradio avec la solution tracktl ? Diffusez vos playlists, partagez des messages avec vos équipes… Faites leur sentir qu’ils ne sont pas seuls.
Testez, appropriez-vous des outils, combinez-les comme Marie et ses collègues de formation ont pu le réaliser avec figma et zoom. Soyez malin.
Pour réaliser un test utilisateur à distance, vous pouvez également utiliser la solution lookback.io qui est intégrée à invisio. Vous pourrez ainsi tester vos prototypes tout en visualisant l’utilisateur afin d’analyser ses “émotions”.
Les outils collaboratifs d’idéation à distance sont nombreux, Mural, Miro, klaxoon. Parfaitement adaptés à la création de persona ou de user journey type mais aussi efficaces pour mener à bien vos brainstormings.
A quoi va ressembler l’entreprise de demain ? On peut imaginer un monde où chaque collaborateur se rend physiquement au sein de l’entreprise à l’aide d’un simple casque virtuel sans avoir à se déplacer… Le télétravail upgradé. Moins de trafic en voiture, plus de place pour les logements… Vous pensez que c’est de la science fiction ? Alors je vous invites à regarder AltspaceVR avec oculus rift….
Plus aucune limite d’espace pour configurer votre entreprise sauf celle de votre imagination : Meetup, conf online, networking, espace de travail collaboratif etc..
Dernière astuce si vous avez des problèmes de wifi je vous invite à parcourir cet article rédigé par Linkedin qui vous aidera à améliorer votre wifi à la maison :
https://www.linkedin.com/feed/news/comment-am%C3%A9liorer-son-wifi-%C3%A0-la-maison-4792828/
Dans l’espoir que cet échange permettra d’amorcer de nouvelles solutions, n’hésitez pas à partager vos tips ou vos trouvailles, ce sera un plaisir d’échanger avec vous.
Enfin gardez la forme, continuez à surveiller votre présentation, et faites de l’exercice à la maison. Restez chez vous et prenez soin de vous !
Merci encore à PoP School et Marie Raccuglia pour leur participation à cet article.
#TakeCare
